Gestione allegati e formati file

Formati documenti

PDF (Portable Document Format)

• Standard per documenti finali;
• Multi-piattaforma: stesso aspetto su qualsiasi dispositivo;
• Versioni: PDF 1.x, PDF 2.0;
• Funzionalità: testo, immagini, link, moduli, firma digitale (PAdES);
• Per PA: standard per atti, comunicazioni, modulistica.

PDF/A

• Variante del PDF per archiviazione a lungo termine;
• Standard ISO 19005;
• Caratteristiche:
  • Auto-contenuto (no link esterni);
  • Tutti i font incorporati;
  • No JavaScript o contenuti multimediali;
  • Conservazione visuale a lungo termine;
• Per PA: formato preferito per conservazione digitale;
• Sotto-versioni: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, PDF/A-4.

DOCX (Microsoft Word)

• Formato Word (dal 2007);
• Modificabile;
• Per: bozze, documenti di lavoro, modulistica modificabile;
• NON adatto per documenti definitivi (preferire PDF).

ODT (OpenDocument Text)

• Formato LibreOffice/OpenOffice;
• Standard ISO 26300;
• Open source + interoperabile;
• Equivalente DOCX.

Formati fogli di calcolo

XLSX (Microsoft Excel)

• Formato Excel (dal 2007);
• Per: dati tabellari, calcoli, analisi;
• Comune in PA per report, statistiche.

ODS (OpenDocument Spreadsheet)

• LibreOffice/OpenOffice;
• Equivalente XLSX.

CSV (Comma-Separated Values)

• File di testo con dati separati da virgole/punto e virgola;
• Semplice: leggibile con qualsiasi editor;
• Universale: scambio dati tra sistemi diversi;
• Per: import/export di dati strutturati;
• Limitazioni: no formattazione, no formule.

Formati di presentazione

PPTX (Microsoft PowerPoint)

• Presentazioni;
• Per: lezioni, comunicazioni interne, eventi.

ODP (OpenDocument Presentation)

• LibreOffice equivalente.

Formati di archivio

ZIP

• Archivio compresso;
• Standard universale;
• Per: invio di più file, riduzione dimensioni;
• Estraibile con software standard.

RAR

• Più diffuso in alcuni contesti;
• Compressione spesso superiore;
• Software specifico (WinRAR).

7Z

• 7-Zip, alta compressione;
• Open source;
• Universale.

Formati immagini

JPG/JPEG

• Compressione lossy (perde qualità);
• Per: foto, immagini realistiche;
• Dimensioni ridotte.

PNG

• Compressione lossless (no perdita);
• Trasparenze;
• Per: grafica, screenshot, loghi.

TIFF

• Alta qualità;
• Senza perdita;
• Grandi dimensioni;
• Per: archiviazione professionale.

File pericolosi

Eseguibili (MAI aprire da fonti non certe)

• .exe: programmi Windows;
• .scr: screensaver (eseguibile);
• .bat: file batch Windows;
• .cmd: comandi Windows;
• .vbs: Visual Basic Script;
• .ps1: PowerShell script;
• .com: vecchio formato eseguibile.

File con macro

• .docm: Word con macro;
• .xlsm: Excel con macro;
• .pptm: PowerPoint con macro;
• Macro: codice eseguibile = potenziale malware;
• Alert al apertura: "Attivare contenuto" → MAI cliccare se non da fonte certa.

Altri file rischiosi

• .iso: immagini disco (possono contenere eseguibili);
• .lnk: collegamenti Windows (possono eseguire codice);
• .html con script: pagine web con codice eseguibile;
• .zip: può contenere file pericolosi al suo interno.

Best practice nella PA

Per documenti definitivi

• PDF o PDF/A;
• Firmato digitalmente se atto formale;
• No DOCX per atti pubblicati.

Per documenti di lavoro

• DOCX o ODT: modificabili;
• Versioning: nome file con data o versione;
• Conservazione: backup automatici.

Per scambio dati

• CSV per dati strutturati;
• PDF per report definitivi.

Per archiviazione

• PDF/A;
• Sistema di conservazione a norma.

Sicurezza

Allegati ricevuti

• Verificare mittente (anche con telefonata);
• Non aprire allegati sospetti;
• Antivirus scansiona automaticamente;
• Sandbox per documenti sospetti (in alcune PA).

Allegati inviati

• Cura nei nomi: no info riservate nel nome file;
• Compressione: per file grandi;
• Cifratura: per dati sensibili (ZIP con password, PDF con password);
• Firma digitale: per atti formali.

Macro

• Disattivare macro automatiche;
• Avviso prima di attivare;
• MAI attivare macro da fonti non certe.

Per la Polizia Locale

Casi tipici

• Verbali: PDF firmati digitalmente, conservati in PDF/A;
• Allegati alle PEC: PDF firmato, eventualmente in busta CAdES;
• Foto dei sopralluoghi: JPG, conservate;
• Liste e dati: XLSX o CSV;
• Comunicazioni interne: DOCX di lavoro, PDF per ufficiali.

Cura

• Formazione: riconoscere file pericolosi;
• Procedure: segnalazione di allegati sospetti;
• Antivirus sempre aggiornato.

Casi pratici

Caso 1 — Verbale CdS in PDF

• Operatore redige verbale digitale;
• Esporta in PDF;
• Firma digitale apposta;
• Conservazione in PDF/A nel sistema.

Caso 2 — Allegato sospetto ricevuto

• PEC istituzionale riceve email con allegato .exe;
• Operatore non apre;
• Segnala all'IT;
• IT analizza: malware confermato;
• Cancellazione + blocco mittente.

Caso 3 — Ricezione PDF con macro

• Email con DOCM da finto fornitore;
• Apertura: alert su macro;
• Operatore ha attivato macro per errore;
• Malware installato;
• Procedura emergenza attivata.

Per il concorso

Domanda tipica

"Quali formati file usare nella PA e quali sono pericolosi?"

Risposta:

Formati raccomandati:

• PDF: per documenti finali (firmati digitalmente per atti formali);
• PDF/A: per archiviazione a lungo termine (conservazione digitale);
• DOCX/ODT: documenti di lavoro modificabili;
• XLSX/ODS: fogli di calcolo;
• CSV: scambio dati;
• ZIP: archivi compressi;
• JPG/PNG: immagini.

Formati pericolosi (MAI aprire da fonti non certe):

• Eseguibili: .exe, .scr, .bat, .vbs, .cmd, .ps1;
• File Office con macro: .docm, .xlsm, .pptm (rischio malware);
• .iso, .lnk: possono contenere codice eseguibile;

Best practice:

• PDF/A per archiviazione;
• Firma digitale per atti formali;
• Antivirus sempre aggiornato;
• Diffidenza per allegati non attesi.