Registro degli accessi — obbligo e pubblicazione

Obbligo

Fonte

• Linee guida ANAC delibera 1309/2016
• Obbligo di prassi
• Buona pratica consolidata

Destinatari

• Tutte le PA
• Enti assoggettati al d.lgs. 33/2013

Contenuto

Campi obbligatori

1. Numero progressivo
2. Data istanza
3. Oggetto sintetico
4. Tipologia (civico semplice / generalizzato)
5. Esito (accolto, rifiutato, parziale, silenzio)
6. Data risposta
7. Motivazione sintetica (in caso di rifiuto)

Campi opzionali

• Richiedente (anonimizzato)
• Controinteressati coinvolti
• Eventuale riesame

Anonimizzazione

Richiedenti

• Nome non pubblicato (anonimizzazione)
• Solo dato aggregato

Tutela privacy

• GDPR applicabile
• Minimizzazione

Pubblicazione

Dove

• Sezione "Amministrazione Trasparente"
• Sottosezione "Altri contenuti" o dedicata

Formato

• Tabellare
• CSV/Excel scaricabile
• Aggiornato

Frequenza

• Trimestrale (spesso)
• Alcune PA: continuativo

Finalità

Trasparenza della trasparenza

• Controllo dell'attività PA sull'accesso

Deterrenza

• PA meglio se consapevole di essere osservata

Apprendimento

• Trend
• Criticità
• Miglioramenti

Utilizzo del registro

Per il cittadino

• Vedere trend
• Capire se documento accessibile
• Stimolo a proprie istanze

Per associazioni

• Monitoraggio
• Segnalazioni

Per ricercatori

• Studi
• Analisi

Per PA stessa

• Autovalutazione
• Pianificazione formativa

Differenza con registro interno

Registro di protocollo

• Ordinario
• Tutti gli atti

Registro accessi

• Specifico FOIA
• Struttura diversa

Mancata tenuta

Conseguenze

• Violazione linee guida ANAC
• Segnalazione ANAC
• Potenziale sanzione

Responsabilità

• Dirigente trasparenza
• RPCT

Esempio di voce

Ruolo RPCT

Gestione

• Supervisione registro
• Completezza

Relazione annuale

• Analisi dati
• Proposte miglioramento

Digitalizzazione

Portali

• Sistemi gestionali
• Generazione automatica

Interoperabilità

• API
• Export strutturato

Privacy nel registro

Anonimizzazione richiedente

• Criteri ANAC
• Protezione

Oggetto

• Sintetico
• Non dati sensibili ivi contenuti

Buone pratiche

Tempestività

• Aggiornamento rapido
• Settimanale almeno

Completezza

• Tutti i campi
• Nessuna voce mancante

Formato aperto

• CSV
• Riutilizzabile

Polizia Locale

Dimensione

• Istanze spesso numerose
• Registri attivi

Tipologie frequenti

• Verbali
• Ordinanze
• Statistiche

Gestione

• Ufficio dedicato
• Coordinamento RPCT

Analisi del registro

Indicatori

• Numero istanze per anno
• Tasso accoglimento
• Tempi medi
• Categorie atti richiesti

Benchmark

• Con altre PA
• Trend nazionali

Sanzioni

Mancata tenuta

• Amministrative (entità limitata)
• Disciplinari
• Reputazionali

ANAC

• Segnalazioni
• Vigilanza

Esempi di enti virtuosi

Pubblicazione esemplare

• Senato
• Camera
• Alcuni Comuni metropolitani

Tempestivi

• Aggiornamento mensile
• Dettaglio ampio

Evoluzione

Piattaforma unica

• In discussione
• Centralizzazione

AgID

• Linee guida aggiornate
• Standard tecnici

Conclusioni

Strumento strutturale

• Trasparenza al quadrato
• Autocontrollo

Per il cittadino

• Informazione sull'attività PA
• Stimolo all'uso FOIA

Per PA

• Responsabilizzazione
• Miglioramento continuo

Per il sistema

• Cultura dell'apertura
• Trasparenza reale