Stampa, scansione, digitalizzazione

Stampanti

Tipologie

• Laser: veloce, testo nitido, economiche a lungo (toner)
• Inkjet (getto inchiostro): colori, foto, meno veloce
• Multifunzione: stampa + scansione + copia + fax

Locali vs di rete

• Locale: collegata a un PC
• Di rete: su WiFi/Ethernet, condivisa
• Cloud: stampa da ovunque

Caratteristiche

• Velocità: pagine al minuto (PPM)
• Risoluzione: DPI (dots per inch)
• Capacità cassetto
• Fronte-retro (duplex)

Installazione stampante

Automatica (Windows)

1. Connetti stampante (USB o rete)
2. Windows rileva e installa driver
3. Pronta all'uso

Manuale (driver specifico)

1. Scarica driver dal sito produttore
2. Installa
3. Aggiungi stampante (Impostazioni)

Di rete

• IP stampante richiesto
• Impostazioni → Dispositivi → Aggiungi stampante
• Selezione dalla lista

Stampare

Da Word/documento

• Ctrl+P (universal)
• Seleziona stampante
• Opzioni: copie, pagine, fronte-retro
• Stampa

Dal browser

• Ctrl+P
• Anteprima prima di stampare
• Opzioni diverse (orientamento, margini)

Salva come PDF

• Stampa → Microsoft Print to PDF
• Genera file PDF senza stampare fisicamente
• Utile per archiviazione

Opzioni di stampa

Base

• Copie: 1, 2, ... N
• Pagine: tutte, range (es. 1-3), pari/dispari
• Orientamento: verticale/orizzontale

Avanzate

• Fronte-retro (duplex)
• Scala: ridotta/ingrandita
• Qualità: bozza, normale, alta
• Colore vs BN
• Multipla per foglio (2, 4, 6 pagine in una)

Scanner e scansione

Tipi

• Scanner dedicato
• Multifunzione (stampante + scanner)
• Smartphone: app scansione (Adobe Scan, CamScanner)

Risoluzione

• 150 DPI: bassa (email, schermo)
• 300 DPI: standard (archiviazione)
• 600 DPI+: alta (stampa)

Formati

• PDF: standard
• JPEG: immagini
• TIFF: alta qualità (archivi)
• PNG: immagini con trasparenza

OCR (Optical Character Recognition)

Cosa fa

• Riconosce testo in immagini/scansioni
• Converte in testo editabile
• Utile per ricerca

Software

• Adobe Acrobat Pro
• ABBYY FineReader
• Google Drive (automatico)
• Microsoft Office integrato

Uso tipico

• Documento cartaceo scansionato
• OCR per ottenere testo
• Salva come PDF ricercabile

PDF e PDF/A

PDF standard

• Portable Document Format
• Universale
• Layout preservato
• Lettura Adobe Reader, Edge, Chrome

PDF/A

• Variante per archiviazione
• Auto-contenuto (font, immagini inclusi)
• Standard ISO 19005
• Richiesto conservazione PA

Differenze

• PDF: flessibile, scambio
• PDF/A: long-term preservation, più pesante

Firma digitale su PDF

Tipi

• PAdES (PDF Advanced Electronic Signature)
• CAdES (CMS Advanced Electronic Signature)

Strumenti

• Adobe Acrobat: completo
• Dike IC, ArubaSign: gestori firma
• LibreOffice: base

Procedura

1. Documento PDF
2. Inserisci firma digitale
3. Certificato utente
4. PIN o password
5. File firmato con .p7m o .pdf firmato

Dematerializzazione PA

Obiettivi

• Riduzione carta
• Archiviazione digitale
• Accesso veloce
• Risparmio spazio/tempo

AGID linee guida

• Protocollo informatico
• Fascicolazione elettronica
• Conservazione a norma

Processo

1. Ricezione cartaceo
2. Scansione qualitativa
3. OCR per ricerca
4. Conservazione digitale
5. Distruzione cartaceo (regolamentata)

Protocollo informatico

Funzione

• Numerazione univoca atti
• Registrazione ingresso/uscita
• Tracciabilità

Obbligatorio PA

• Decreto Ministeriale 1997
• Software dedicati
• Integrazione con altri sistemi

Conservazione digitale

Responsabile

• Interno o esterno (fornitori accreditati AGID)
• Piano di conservazione
• Durata varia per tipo documento

Formati ammessi

• PDF/A: testo
• TIFF: immagini
• XML: dati strutturati
• MP4: video

Norme

• AGID linee guida
• Accessibilità garantita
• Integrità verificabile

Problemi stampanti

Carta inceppata

• Apri sportello
• Rimuovi carta delicatamente
• Riavvia stampante

Toner/inchiostro esaurito

• Segnalazione stampante
• Sostituzione cartuccia
• Qualità ridotta prima di sostituire

Qualità scadente

• Pulizia testina (inkjet)
• Allineamento
• Toner di qualità

Non stampa

• Accensione
• Connessione rete/USB
• Coda di stampa: cancella
• Driver aggiornato

Scansione smartphone

App

• Adobe Scan
• Microsoft Lens
• Google Drive (scansione)
• CamScanner

Vantaggi

• Mobilità
• Veloce
• Qualità buona con dispositivi recenti

Limiti

• Risoluzione inferiore a scanner fisico
• Illuminazione conta molto
• Stabilità mano

Archiviazione e ricerca

Naming convention

• Data + descrizione + versione
• Esempio: 2025-01-15_Verbale_SS16_Milano_V1.pdf

Tag/metadati

• Autore
• Argomento
• Tipologia
• Data

Ricerca

• Full-text (se OCR)
• Metadati
• Nome file

PL e documenti

Cartacei ricevuti

• Scansiona
• Archivia digitalmente
• Protocolla se necessario

Verbali

• Software gestionale
• Stampa per notifica a mani
• Digitale per PEC

Foto servizio

• Immagini alta qualità
• Archivio per data/evento
• Backup sicuro

Privacy nei documenti

Dati sensibili

• Oscuramento (redazione)
• Adobe Acrobat: redaction
• Tool specifici

PDF protetto

• Password apertura
• Permessi (stampa, copia, ecc.)
• Crittografia AES-128/256

Produzione documenti

Originale digitale

• Nato digitale
• Firma digitale
• No mai stampato

Copia digitale di originale cartaceo

• Scansione
• Attestazione conformità se legale
• Firma digitale

Cartaceo con firma autografa

• Tradizione
• Scansiona per archivio
• Archiviazione cartacea residuale

Normativa

CAD

• D.lgs. 82/2005
• Documento informatico
• Firma digitale
• Conservazione

AGID

• Linee guida tecniche
• Conservazione a norma
• Accessibilità

Privacy

• GDPR: dati personali in documenti
• Minimizzazione
• Sicurezza

Organizzazione efficace

Cartelle logiche

• Per anno
• Per categoria
• Per progetto

Nomenclatura

• Coerente
• Date standard
• Numerazione

Accessi

• Permessi per utente
• Log accessi
• Backup automatici

PL — workflow tipico

Ricezione atto cartaceo

1. Scansione con multifunzione
2. OCR per ricerca
3. PDF/A per archivio
4. Protocollo digitale
5. Archivio cartaceo (se richiesto)

Produzione verbale digitale

1. Software gestionale
2. Dati inseriti
3. PDF generato
4. Firma digitale (se prevista)
5. Archivio + notifica PEC