Conservazione digitale

Quadro normativo

CAD artt. 43-44

• Disciplina della conservazione digitale;
• Responsabilità;
• Strumenti.

Linee guida AgID 2020

• "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici";
• In vigore dal 7 giugno 2021;
• Sostituiscono precedenti regole tecniche;
• Vincolanti per la PA.

Conservazione vs archiviazione

Archiviazione

• Deposito ordinato dei documenti;
• Indicizzazione per ricerche;
• Senza garanzie specifiche di durata e probatorietà;
• Tipicamente: nei sistemi gestionali quotidiani.

Conservazione a norma

• Processo certificato secondo CAD + AgID;
• Garanzie:
  • Integrità;
  • Autenticità;
  • Leggibilità nel tempo;
  • Disponibilità;
• Valore probatorio mantenuto;
• Per documenti rilevanti.

Caratteristiche della conservazione a norma

Integrità

• Documento non alterabile dopo la conservazione;
• Verifica tramite hash;
• Manomissioni: rilevate.

Autenticità

• Riconoscibilità del firmatario o dell'origine;
• Mantenuta anche dopo scadenza certificati (con marche temporali);
• Catena dei certificati conservata.

Leggibilità

• Formati standard (PDF/A, XML);
• Aggiornamento alle nuove versioni se necessario;
• Migrazione controllata.

Disponibilità

• Recuperabilità in tempi ragionevoli;
• Ricerca efficace;
• Accesso controllato.

Soggetti

Responsabile della conservazione (interno PA)

• Designato dall'amministrazione;
• Funzione: gestisce il processo di conservazione;
• Funzione apicale o delegata;
• Coordinamento con DPO, RPCT, IT.

Conservatore esterno accreditato

• Ente o azienda qualificata da AgID;
• Servizio commerciale alla PA;
• Albo dei Conservatori accreditati;
• Esempi: Aruba, Namirial, InfoCert.

Affidamento del servizio

• PA può:
  • Conservare internamente (con propri sistemi);
  • Affidare a Conservatore esterno (frequente);
• Contratto di servizio specifico.

Pacchetti

Pacchetto di Versamento (PdV)

• Documento + metadata + firma + eventuale marca;
• Inviato al sistema di conservazione.

Pacchetto di Archiviazione (PdA)

• PdV + indici + altri metadata di sistema;
• Memorizzato nel sistema di conservazione.

Pacchetto di Distribuzione (PdD)

• Estratto dal sistema per il destinatario;
• Quando si recupera un documento.

Manuale di conservazione

Obbligatorio

• Documento che descrive il processo;
• Pubblicato sul sito della PA o del Conservatore;
• Aggiornato regolarmente.

Contenuto

• Modello operativo;
• Soggetti coinvolti;
• Strumenti;
• Procedure;
• Controlli.

Strumenti tecnici

Hash

• Impronta univoca del documento;
• Verifica integrità: confronto hash.

Marche temporali periodiche

• Apposte prima della scadenza dei certificati;
• Mantengono validità della firma.

Formati standard

• PDF/A: PDF for Archive, formato per conservazione lunga;
• XML: per dati strutturati;
• Formati raccomandati AgID.

Per la Polizia Locale

Documenti da conservare

• Verbali CdS (5 anni);
• Ordinanze sindacali;
• CNR;
• Atti di PG;
• Sanzioni amministrative;
• Convenzioni e contratti.

Modalità tipiche

• Sistema gestionale del Comune con conservazione integrata;
• Affidamento a Conservatore esterno accreditato;
• Cura della completezza dei pacchetti di versamento.

Recupero

• In caso di ricorsi, indagini, audit;
• Tempi di recupero variabili (di solito ore-giorni);
• Formato standard recuperabile.

Per il concorso

Domanda tipica

"Cos'è la conservazione digitale e quali sono le sue caratteristiche?"

Risposta:

• Conservazione digitale (CAD artt. 43-44 + Linee guida AgID 2020): processo che garantisce la conservazione nel tempo dei documenti informatici;
• Caratteristiche:
  • Integrità (non alterabilità);
  • Autenticità (riconoscibilità firmatario);
  • Leggibilità (formati standard, PDF/A);
  • Disponibilità (recuperabilità);
• Differenza con archiviazione: l'archiviazione è il deposito ordinato; la conservazione a norma è processo certificato con garanzie;
• Soggetti: Responsabile della conservazione (interno PA) + eventuale Conservatore esterno accreditato (AgID);
• Strumenti: hash, marche temporali periodiche, formati standard (PDF/A);
• Pacchetti: di versamento, archiviazione, distribuzione;
• Manuale di conservazione obbligatorio;
• Per la PL: atti digitali (verbali, ordinanze) richiedono conservazione a norma.