Email e PEC — comunicazione digitale

Struttura email

Indirizzo email

• Formato: utente@dominio.estensione
• Esempio: mario.rossi@comune.milano.it
• Non case-sensitive (m = M)
• Unico per ogni utente

Campi principali

• A (To): destinatari principali
• Cc (Carbon copy): per conoscenza
• Ccn (Bcc - Blind carbon copy): nascosti ad altri
• Oggetto: argomento
• Corpo: testo messaggio
• Allegati: file annessi

Oggetto

• Chiaro e conciso
• Identifica il tema
• Evita «URGENTE», «???»
• Esempio: «Richiesta informazioni su verbale 2025/00123»

Tipi di email

Email standard

• Gratuita (Gmail, Outlook, Libero)
• Webmail o client
• Comunicazione informale

Email aziendale

• Dominio dell'ente (@comune.mi.it)
• Formale
• Archiviazione obbligatoria per PA

PEC (Posta Elettronica Certificata)

• Valore legale di raccomandata AR
• Dominio: @pec.it (o simili)
• Cifratura e tracciabilità
• Costo: ~5-15 €/anno

PEC in dettaglio

Cornice normativa

• DPR 68/2005: disciplina base
• CAD (D.lgs. 82/2005): domicilio digitale
• Obbligatoria:
  • Imprese (D.L. 185/2008)
  • Professionisti iscritti albi
  • PA (IndicePA)
  • Cittadini: volontaria (INAD)

Caratteristiche

• Ricevuta di accettazione: prova invio
• Ricevuta di consegna: prova ricezione
• Valore legale opponibile

Funzioni

• Notifica atti legali
• Fatturazione elettronica (B2B, B2G)
• Certificazioni
• Ricorsi

Registri

• INI-PEC: imprese e professionisti
• IndicePA: Pubbliche Amministrazioni
• INAD: cittadini (dal 2023)
• ReGIndE: avvocati (processo)

Client email

Outlook

• Microsoft, parte di Office 365
• Potente gestione
• Calendario integrato
• Standard PA italiana

Thunderbird

• Mozilla, gratuito
• Multi-account
• Personalizzabile

Webmail

• Browser per accedere
• Gmail, Outlook.com, Libero Mail
• Accessibile ovunque
• Senza installazione

App mobile

• Outlook Mobile
• Gmail app
• Mail Apple (iOS)
• Sincronizzazione

Configurazione email

Protocolli

• IMAP: sincronizza con server (preferito)
• POP3: scarica e elimina server
• SMTP: invio
• Exchange: protocollo Microsoft completo

Parametri

• Server IMAP/POP: imap.dominio
• Server SMTP: smtp.dominio
• Porte: 993 IMAP, 465 SMTP (SSL)
• Credenziali: utente + password

PA

• Configurazioni predefinite
• Policy aziendali
• Profilo utente

Scrivere una email

Struttura professionale

Oggetto: Richiesta informazioni — Pratica 2025/00123

Gentile Sig./Sig.ra [Nome],

[Introduzione]
Con la presente Le scrivo in riferimento a...

[Corpo]
Le sarei grato se potesse fornirmi...

[Conclusione]
In attesa di un Suo cortese riscontro, porgo cordiali saluti.

[Firma]
Mario Rossi
Responsabile Ufficio XYZ
Comune di Milano
Tel: 02-xxxxxx
Email: mario.rossi@comune.milano.it

Tono

• Formale per PA/esterni
• Informale per colleghi (moderato)
• Mai offensivo
• Rispettoso sempre

Lunghezza

• Breve meglio
• Una pagina massima (schermo)
• Punti salienti evidenziati

Allegati

Dimensioni

• Gmail, Outlook: max 20-25 MB
• PEC: variabili (spesso 50-100 MB)
• Oltre: usa cloud (link)

Formati sicuri

• PDF: standard documenti
• DOCX, XLSX: Office
• JPG, PNG: immagini
• ZIP: archivi multipli

Attenzione

• .exe, .bat, .scr: eseguibili = potenziale virus
• Macro in file Office: disabilita default
• Verifica sempre mittente

Compressione

• ZIP per file multipli
• Password se dati sensibili
• Comunicazione password separata

Ricevere email

Inbox (posta in arrivo)

• Nuove email
• Organizzate per data
• Non lette evidenziate (grassetto)

Cartelle

• Inviati
• Bozze
• Cestino
• Spam/indesiderata
• Personalizzate (regole)

Gestione

• Rispondi (solo mittente)
• Rispondi a tutti (tutti destinatari)
• Inoltra (nuovo destinatario)
• Elimina
• Archivia

Rispondere

Buone pratiche

• Rispondi tempestivamente (24-48 ore)
• Cita testo originale se necessario
• Oggetto: «Re: Originale»
• Mantieni thread conversazione

Errori comuni

• «Rispondi a tutti» per uso privato → imbarazzo
• Dimenticare allegati (scrivi «allegato» nel testo per ricordartelo)
• Mittente errato

Spam e phishing

Spam

• Posta indesiderata
• Pubblicità massiva
• Filtri automatici
• Contrassegna come spam

Phishing

• Frode: sembra da banca/PA/fornitore
• Ruba credenziali/soldi
• Segnali:
  • URL sospetti
  • Errori grammaticali
  • Richieste urgenti
  • Allegati inaspettati
  • Login falsi

Difesa

• Non cliccare link sospetti
• Non inserire credenziali via email
• Verifica mittente (indirizzo completo)
• Contatta direttamente se in dubbio

Virus/malware

Vettori

• Allegati eseguibili
• Link malevoli
• Documenti con macro

Protezione

• Antivirus attivo
• Aggiornamenti regolari
• Non aprire mittenti sconosciuti
• Scansione allegati

Firma email

Firma standard

• Nome e cognome
• Ruolo / Ufficio
• Contatti (tel, email)
• Istituzione
• Sito web (se rilevante)

Disclaimer (PA)

• Confidenzialità se destinatario errato
• Obblighi legali (codice privacy)
• Automatici in molte PA

Grafica

• Sobria
• Logo aziendale piccolo
• Attenzione dimensione

Archiviazione

Perché importante

• Obblighi legali per PA (decennale)
• Ricerca documenti passati
• Prove in contenzioso

Metodi

• Cartelle tematiche
• Tag/etichette
• Archiviazione automatica (regole)
• Backup periodici

PA

• Protocollo informatico obbligatorio
• Conservazione digitale a norma
• AGID linee guida

Regole email aziendale

Etichetta

• Rispetto orari (no email notte)
• Cc solo se necessario
• Ccn solo se opportuno
• No catene di email inutili

Sicurezza

• Password forte
• No dati sensibili via email standard
• PEC per comunicazioni ufficiali
• Logout su PC condivisi

Firma digitale vs firma email

Firma email

• Testuale in fondo email
• Informativa
• NO valore legale

Firma digitale

• Cripto
• Valore legale
• Separata (certificato)
• Per documenti firmati

Email in PA

Obblighi

• Conservazione decennale
• Protocollo informatico
• PEC per notifiche

Strumenti tipici

• Outlook (Office 365)
• Thunderbird
• Webmail personale

Policy

• Regolamento uso email
• Uso privato: limitato
• Controlli: previsti (in limiti)

PL e email

Uso professionale

• Comunicazioni ufficio
• Verbali a destinatari
• Coordinamento operatività

PEC istituzionale

• Notifica atti (CDS, amministrativi)
• Comunicazioni ufficiali
• Risparmio tempi/costi

Privato

• Account separato consigliato
• No uso PEC aziendale per privato
• Policy aziendale

Mobile email

Configurazione

• Account nel dispositivo
• Notifiche push
• Sincronizzazione cartelle

Attenzione

• Schermi piccoli: errori più facili
• Composizione rapida: rileggere sempre
• Allegati: gestione diversa

Problemi comuni

Email non inviata

• Connessione Internet
• Server SMTP bloccato
• Destinatario inesistente (errore delivery)
• Allegato troppo grande

Non ricevo email

• Spam: controlla cartella
• Filtri troppo aggressivi
• Casella piena (PEC)

Casella piena

• Cancella email vecchie
• Archivia esterne
• Espandi spazio (se possibile)