Procedura FOIA — step by step

Fase 1 — Ricezione istanza

Modalità

• PEC/raccomandata/portale
• Modulo online

Requisiti minimi

• Identità richiedente
• Copia documento identità
• Identificazione documento richiesto

Protocollazione

• Immediata
• Ricevuta

Fase 2 — Verifica preliminare

Controlli

• Legittimazione (chiunque: basta identità)
• Identificabilità oggetto
• Competenza ufficio

Soccorso istruttorio

• Richiesta precisazione
• Termine sospeso

Fase 3 — Identificazione controinteressati

Chi sono

• Persone i cui dati sono nel documento
• Imprese con interessi commerciali

Come individuarli

• Analisi del documento
• Dati anagrafici presenti
• Nominativi in atti

Notifica

• Raccomandata AR/PEC
• Comunicazione della richiesta
• 10 giorni per opporsi

Fase 4 — Opposizione controinteressati

Termine

• 10 giorni dalla notifica
• Se silenzio: nessuna opposizione

Motivi di opposizione

• Privacy
• Segreto commerciale
• Interessi economici

Ruolo PA

• Valuta motivazioni
• Non vincolata da opposizione
• Bilancia

Fase 5 — Istruttoria

Verifica limiti

• Assoluti: esclusione automatica
• Relativi: test del danno

Test del danno

• Pregiudizio concreto
• Probabilità
• Proporzionalità

Alternative al rifiuto

• Accesso parziale
• Differimento
• Anonimizzazione

Fase 6 — Decisione

Termine

• 30 giorni dalla protocollazione
• Sospeso durante integrazione o notifica controinteressati

Forma

• Scritta
• Motivata

Tipologie

• Accoglimento
• Accoglimento parziale
• Rifiuto
• Differimento

Fase 7 — Comunicazione

Al richiedente

• PEC/raccomandata
• Documento allegato (se accolto)

Ai controinteressati

• Comunicazione della decisione
• Termini per tutela

Protocollazione

• Numero uscita

Fase 8 — Riesame (eventuale)

Legittimazione

• Richiedente
• Controinteressato

Destinatario

• RPCT della PA

Termine

• Istanza: 30 gg dal diniego/accoglimento
• Decisione RPCT: 20 gg

Fase 9 — Ricorso TAR (eventuale)

Quando

• Contro decisione finale
• Art. 116 c.p.a.

Termine

• 30 giorni
• Rito speciale rapido

Esito

• Ordine di esibizione
• Conferma rifiuto
• Pronuncia sul merito

Documentazione

Fascicolo

• Istanza
• Atti istruttori
• Notifiche
• Decisione

Registro accessi

• Obbligo ANAC
• Pubblicato

Strumenti digitali

Piattaforme

• Portale unico (ove attivo)
• Gestionale interno

Tracciabilità

• Log istanze
• Timeline
• Notifiche

Template di risposta

Accoglimento

• Intestazione
• Richiamo istanza
• Documento allegato
• Indicazioni uso

Rifiuto

• Motivazione limite applicato
• Test del danno
• Avvertenze ricorso

Differimento

• Durata determinata
• Motivazione
• Scadenza

Tempistica schematica

Errori frequenti

Mancata identificazione controinteressati

• Rischio contenzioso
• Notifica obbligatoria

Motivazione generica

• Annullabilità
• Riesame favorevole al richiedente

Superamento termini

• Silenzio-rifiuto
• Ricorso facilitato

Buone pratiche

Check-list

• Interna
• Strutturata

Formazione

• Continua
• Casistica

Collaborazione interuffici

• DPO
• Avvocatura
• RPCT

Polizia Locale

Specifiche

• Verbali con oscuramenti di terzi
• Relazioni con dati sensibili
• Ordinanze: di regola pubbliche

Coordinamento

• URP comunale
• Responsabile trasparenza

Giurisprudenza

Cons. Stato 2022

• Motivazione: qualità
• Test danno: specificità

TAR 2021

• Controinteressati: notifica obbligatoria

Abuso di diritto

Istanze emulative

• Reiterate identiche
• Irrilevanti

Gestione

• Motivazione del rigetto
• Proporzionalità

Conclusioni

Procedura strutturata

• Tempi certi
• Garanzie per tutti

Qualità della decisione

• Motivazione centrale
• Bilanciamento

Per il cittadino

• Chiarezza del percorso
• Tutele plurime

Per PA

• Responsabilità
• Trasparenza operativa
• Fiducia istituzionale